自治体業務の中でも、占用許可申請のオンライン化は長年課題とされてきました。
原因は単純で、
◎ 申請だけオンライン化しても業務が完結しないからです。
本記事では、既存システムを活かしながら実現した
◎ 現実的なオンライン化モデル（POC）
を紹介します。
■ 背景：なぜ占用許可申請はオンライン化できないのか
現在の電子申請サービスでは、
- 申請受付
- 添付ファイル提出
までは対応できます。
しかし実際の業務では、
- 審査
- 納入
- 許可書発行
といった一連の流れが必要です。
◎ 問題はここです
「申請の後の業務がつながらない」
結果として、
- メール
- Excel
- 個別システム
が混在する運用になっています。
■ 自治体の制約：ネットワーク分離
自治体のシステム環境は、
- インターネット系
- LGWAN系
- 庁内系
に分離されています。
◎ つまり
外部サービスと庁内システムが直接つながらない
これが、オンライン化が進まない本質です。
■占用業務を「ライフサイクル」で捉える
占用許可は、一度の申請で終わるものではありません。下図にある**「占用ライフサイクルモデル」**が示す通り、業務は「誕生（新規申請）」「維持（納付更新）」「再生（継続更新）」という無限のループで構成されています。
| 手続きの種類 | 発生条件 | 申請者の負担 | 現地調査 | 最終成果物 |
| 新規申請 | 未登録・新規要望 | 重い | あり | 新規許可書・起案書 |
| 納付更新 | 年度替わり | 軽い（納付のみ） | なし | 納付更新リスト・調定表 |
| 継続更新 | 申請切れ | 中（書類提出） | なし | 更新許可書 |
このように、種類によって業務の重さも成果物も異なります。これら全てを一つのシステムで強引に置き換えるのではなく、それぞれのプロセスの「合流地点」をいかにつなぐかが重要です。
占用業務を複雑にしているのは、申請者、占用担当者、そしてシステムや金融機関という異なるアクター（路線）が複雑に絡み合う点にあります。
■「路線図」で可視化する業務のボトルネック
例えば、新規申請フェーズでは現地調査や適不適の確認を経て「起案書」が作成されますが、継続申請においても起案以降は全く同じ**「共通収納レール」**へと合流します。 このプロセスを「路線図」として可視化することで、どこでデータが滞留しているのか、どの「駅（書類）」で手作業が発生しているのかが明確になります。
さらに、未申請者への「催告状」や未納者への「督促状」といった、例外処理（セーフティネット）までを設計に組み込むことで、初めて実務が完結します。
業務プロセス全体を「路線図」で俯瞰したことで、下図のとおりRPAやポータル化によって優先的に自動化すべき**「アナログ・タッチポイント」**が特定されました。
- Target 1「発送」のデジタル化: ポータルサイトを通じたデジタル配信により、紙の郵送コストと封入作業を削減。
- Target 2「振込確認」の自動化: 金融機関とのAPI連携により、消し込み作業を自動化。
- Target 3「窓口・多重入力」の排除: e-Gov連携によるオンライン申請を庁内システムと直結。
占用業務は、
単一の手続きではなく、
「申請 → 審査 → 納入 → 許可 → 維持更新」
という連続した業務フローです。
■ 解決アプローチ：「流れ」を分断しない
今回のPOCでは、
◎ 単一システムではなく、組み合わせで解決
しています。
■ 構成
- 申請受付：オンラインフォーム
- ワークフロー：自動連携処理
- データ管理：業務データ基盤
- 庁内処理：既存業務システム
◎ ポイント
「置き換えない」こと
■ POCで実現した業務フロー
今回の特徴は、「段階的な処理」を実現している点です。
今回の特徴は
◎ 段階的な処理です
■ 主な流れ
- オンライン申請（位置情報付き）
- 受付通知（自動）
- 担当者による審査
- 承認・却下
- 請求書送付
- 入金確認
- 許可書発行
◎ これらを
- メール通知
- ステータス更新
- 自動連携
でつないでいます。
■ ポイント：既存システムを捨てない
今回の一番重要な考え方です。
■ 結論
◎ 既存システムはそのまま使う
- 庁内業務システム
- データベース
は変更せず、
外側に仕組みを追加します。
■ なぜ重要か
これにより、
- 予算制約
- ベンダーロック
- 運用負荷
を最小化できます。
システム連携の実態
本モデルでは、
◎ メールを使ったデータ連携
を採用しています。
■ 仕組み
- 外部 → CSV送信
- 庁内 → メール受信
- 自動でデータ登録
◎ これにより
ネットワーク分離を突破
しています。
■ 今後の展開：自治体DXの現実解
このモデルは、
- 道路占用
- 公園占用
- 公園使用
- 各種申請
に横展開可能です。
◎ 特に重要なのは
「つなぐ設計」
です。
■ まとめ
占用許可申請のオンライン化は、
単なるデジタル化ではなく
◎ 業務プロセスの再設計です。
今回のPOCでは、
- 強靭化環境でも実現可能
- 既存システムを活用
- 段階的に導入可能
という現実解を示しました。
■ 最後に
自治体DXは、
◎ 「システム導入」だけではなく
◎ 「組み合わせ設計」
も含めて進めるべきです。
■ ご相談について
占用許可申請のオンライン化や、
既存システムを活かした業務改善については、
・現状の課題整理
・小規模な実証（POC）
・段階的な導入検討
から対応可能です。
まずはお気軽にご相談ください。
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